fbpx
Независимый
Ресурс
О красоте
все проекты
 

Как работать с командой на удаленке? Личный опыт Beauty Insider

Как организовать себя, работая из дома, мы уже рассказывали. А как организовать работу целой команды? Делимся нашим выстраданным личным опытом. Надеемся, он пригодится не только руководителям, но и всем, кто пытается слаженно трудиться, находясь в разных точках планеты.  

Наша команда работает «на удаленке» уже около 7 лет. Сначала, правда, она состояла только из меня одной:) Затем свалила из Allure Яна, и мы, обижаясь и поругиваясь друг на друга, пытались отладить коммуникацию с ней. А вскоре к нам присоединились наши стажеры, и стало ясно, что этим всем надо как-то рулить — без офиса, присутственных часов и прочей привычной рабочей атрибутики.

На этом славном пути мы набили немало шишек, временами — весьма болезненных. Делюсь своими выводами и лайфхаками.


Первое, что стоит сделать руководителю удаленной команды: смириться, что вы не можете контролировать, чем занят ваш сотрудник «вот прям щас». 

Так как вы не видите коллегу за соседним столом, вам всегда будет казаться, что он занят, возможно, личными делами. В рабочее-то время. Эта неприятная мыслишка будет всегда сопровождать всех начальников — контрол-фриков и параноиков. Остальным предлагаю принять: да, не контролируете. Ну что ж с того? 

Работы, понятно, бывают разные, и требования к ним тоже. Но я считаю, что главное — чтобы нужный объем был сделан к нужному сроку. Если дело выполнено, то пофиг, что во вторник с 14 до 17 кто-то сходил на фитнес (сама так ходила), а в среду полдня решал личные проблемы с каким-нибудь банком/поликлиникой (и так тоже делала).

И тут на главное место выходит адекватная оценка временных затрат на каждую задачу. 

View this post on Instagram

Crazier chaos #illustration

A post shared by Yaoyao Ma Van As (@yaoyaomva) on

По сути, большинство проблем в команде происходит из-за несогласованных ожиданий, когда, как быстро, что и кем будет сделано 

Тут важно не только ваше мнение, сколько эта задача заняла бы времени у вас. Но и представление, сколько она на самом деле займет у конкретного человека. Например, Яна очень быстро и качественно редактирует и так же быстро пишет. Я быстро пишу, но если редактирую так же быстро, делаю это некачественно. А текст, который я напишу за полдня, кто-то будет писать три дня и три ночи:)

Выявить это можно, только опираясь на опыт и постоянно спрашивая конкретного человека, сколько он будет делать ту или иную задачу. Чем больше у него опыта, тем ближе его оценка к реальности. 

Если у команды мало опыта, она будет сильно промахиваться в оценке временных затрат. Значит, циклы планирования должны быть короче — не неделя, например, а 2-3 дня или каждый день. 

На самом деле этот пункт касается любой работы, не важно, удаленная она или офисная. Но на удаленке он становится критичным: когда ты не видишь человека и не понимаешь, насколько и чем он занят, твои оценки его загруженности имеют свойство “съезжать”.

Команда должна постоянно коммуницировать. Для этого нужны тематические чаты. 

View this post on Instagram

Time to play! #illustration

A post shared by Yaoyao Ma Van As (@yaoyaomva) on

Есть масса специальных инструментов, типа того же Slack. Но банально сидим в чатах в соцсетях — потому, что мы все в них зависаем просто так, и потому что это бесплатно -). У нас есть чат с редакторами, где оперативно обсуждаются все посты. Есть чат с нашими фотографами. Есть чат по Magic Box. И так далее.  

Иногда кажется, что чатов слишком много, хочется их упорядочить. Не надо тратить на это время и силы — коммуникация такая штука, что ненужное отомрет само -).  

(На самом деле, у многих такие чаты есть и в офлайн-работе. По крайней мере, они были во всех редакциях, куда меня заносила судьба. На удаленке их становится просто больше.)

Команда не должна пропускать важные сообщения.

Чаты — это хорошо, но в них валится столько сообщений, что можно пропустить что-то серьезное. Можно слать всем имейлы — но и их тоже валится немало. Мы завели группу (в тех же соцсеточках), где вывешиваем все, что обязательно должны увидеть все члены команды. Например, итоги еженедельной планерки. Или инструкцию, как пользоваться новой админкой. А еще поздравления с днем рождения и «спасибы» за крутые статьи и крутые фотографии -).  

Планерка по голосовой связи — для важных вопросов.

Бинго для конференс-коллов

У нас она еженедельная. (У моего мужа, который сейчас работает из дома — ежедневная, иногда даже не одна, поскольку команд у него несколько.) Планерку важно делать голосом, потому что писать все в чат долго и муторно и даже голосом она занимает полтора-два часа. 

Мы обсуждаем не только текущие проекты и статьи недели. Но и будущую загруженность — кто в какие дни идет на презентации (ну не во времена коронавируса, конечно), у кого какие съемки, интервью, а также личные дела. Раньше мы эти моменты подробно не проговаривали — и в результате постоянно забывали их учесть, и нам всем казалось, что мы делаем что-то не так, раз не успели то… что на деле и не могли успеть.

Планерки бывают и внеочередные, с ограниченным составом — как только становится понятно по переписке, что сообщений по какой-то теме слишком много, и она жрет много времени. Быстрее — переговорить. Или же решить: так, это подождет до планерки в пятницу.

Начинали мы с планерок по видеосвязи, пробовали для этого Zoom. Но, во-первых, видео здорово нагружает интернет-канал, виснет примерно все. Во-вторых, смотреть на 10 экранов с людьми — странная практика, и, в целом, ненужная -)). В-третьих, тот же Zoom дает только 40 бесплатных минут на разговоры. 

В итоге мы пришли к двум инструментам — групповые звонки до четырех человек по Whatsapp (удобно и качество отличное) и Skype. Во всем остальном Skype мне кажется страшно неудобным (я даже боюсь его обновлять, опять что-нибудь слетит), но для голосовой связи даже с 10+ участников — норм. 

Важное номер один: лучше, если все переговариваются по скайпу с телефонов, а не ноутбуков. Микрофоны у телефонов в разы лучше тех, что встроены в ноуты, поэтому качество связи выходит заметно выше. 

Важное номер два: заложите минут 10-15 на организацию звонка. Каждый раз, да. Всегда кто-то слетает с общего звонка и нужно ждать, пока он присоединится обратно. Или кому-то не проходит звонок вообще — и нужно перезванивать всем. Или еще какие-то технические глюки. 

По нашему опыту, для таких голосовых конференций даже необязательно, чтобы все сидели на домашнем Wi-Fi. Были случаи, когда кто-то присоединялся, даже находясь в пути. Если вокруг шумно — нужно отключить микрофон и слушать, а в случае необходимости писать в чат. 

Единственное, что невозможно победить, проводя конференс-колл из дома, — это соседей, делающих ремонт -). 

Планируйте так, как вам удобно. Но — планируйте. Но — как удобно.

Мы пробовали разные планировщики задач и ToDo-листы. Когда-то у меня была иллюзия, что они позволят решить нашу проблему под названием #гениипланирования -) Потом до меня дошло, что использование любого таск-менеджера — это отдельная задача, требующая затрат времени и сил. И мы пришли к тому, что в нашем случае вариант — еженедельная планерка. А потом каждый ориентируется на свой личный список дел.

А вот что важно — чтобы у команды был общий календарь и общее файловое хранилище. 

Вообще календарей у человека может быть несколько сразу: личный, который никто больше не видит, личный, которые вы показываете, например, семье, и несколько рабочих, которые расшарены разным людям. Это очень удобно, попробуйте -) (Правда, почему-то практически каждому человеку календари на телефоне и ноутбуке мне пришлось настраивать самой. Это оказалась какая-то сложная задача, несмотря на письменную инструкцию -) Будьте к этому готовы:)

Общее хранилище документов можно организовать где угодно. Яндекс.Диск, Google.Drive и прочие облачные сервисы. У кого-то все это лежит на серверах компании. У нас в облачном хранилище лежат в основном, понятное дело, фотки, но вам виднее, что там хранить:)

Впрочем, это не означает, что это все всегда идеально работает -)

Но, как только какой-то процесс сбоит, нужно не пойти всех поругать, а остановиться и подумать, как его перестроить, чтобы он а) работал, б) работал удобно.

У нас это заняло несколько лет -)))

View this post on Instagram

Take a break right meow! #dailysketch

A post shared by Yaoyao Ma Van As (@yaoyaomva) on

Онлайн-коммуникация не отражает реальность.

Это самое главное, о чем важно помнить, когда вы начинаете удаленную работу в команде. Мы не видим собеседника, когда читаем его месседж в чате, поэтому нам может показаться много лишнего. Мы можем не так воспринять фразу, потому что не слышим интонацию за буквами. Обидеться и немедленно кинуться в бой. Потратить час на разборки. А потом выяснить, что он вовсе не то имел в виду, и вообще, не мешало бы перечитать, что он на самом деле написал. Мы съели на этом пуд соли и много раз чуть не поубивали друг друга, прежде чем научились помнить: это онлайн, в нем другие правила. Ведь, как уже известно, точка в конце фразы в переписках воспринимается как недовольство и поджатые губы -) Нужно думать, как ты формулируешь предложения, и не кидаться с места в карьер, когда тебя что-то задело, а сначала уточнить, что вообще было сказано. 


Так и работаем -)

В большинстве компаний давно есть пространства для общения сотрудников — от чатов до корпоративных соцсетей; есть общие хранилища файлов и “Вики”; таск-менеджеры от простых до супернавороченных типа Jira. Все это очень быстро адаптируется к работе из дома, если продукт, который вы производите — не какой-нибудь стол ручной работы или, например, торт. У работодателя моего мужа это заняло примерно три дня, два из которых ушло на то, чтобы отладить доступы для всех тысяч сотрудников. 

А еще есть масса инструментов для удаленной работы команд, которые мы даже не пробовали, потому что имеющиеся бесплатные решения лично нас устраивают. Но если вы знаете какие-то интересные варианты — делитесь в комментариях. И рассказывайте, какие у вас были озарения на тему такой работы?

Вот еще отличная статья на ту же тему, только от гораздо более крупной команды.

Фото: Yaoyao Ma Van As (@yaoyaomva)

Подпишитесь
на нашу рассылку
и участвуйте
в ежемесячном розыгрыше
бьюти-средств
15 голос., в среднем 4,53 из 5
Загрузка...
16
16
Подписка на еженедельную рассылку
Читайте также
Спецпроект
Комментарии
16
Комментировать
Pauline
19 марта, 2020 at 21:29
контроля может добавить ежедневный [занудный] отчет о проделанной работе. понимание, что вечером придется объясняться, очень помогает отогнать мысли о прогулке/десятой чашке чая/книжке )) но это для тех, кому надо быть онлайн "с 10 до 19"
ответить
Заполните все поля
Отправить
Юлия (-> Pauline)
19 марта, 2020 at 21:45
Знаете, я лично страшно не люблю ежедневные отчеты. У меня было такое на паре вполне офлайновых работ, это всегда превращалось в профанацию

Можно, если завал, проводить ежедневные короткие планерки по утрам - кто что делает сегодня. В таком формате акценты другие
ответить
Заполните все поля
Отправить
rina (-> Pauline)
20 марта, 2020 at 00:03
У меня такие занудные отчеты отжирают такое кошмарное количество времени и сил, что хочется отдельным пунктом в отчет включить написание отчета)
ответить
Заполните все поля
Отправить
Pauline (-> rina)
20 марта, 2020 at 10:51
Не спорю, сама ненавижу, поэтому «занудные») у меня в компании эти отчеты можно писать в одну строчку, так что занимают 5 минут ровно))
ответить
Заполните все поля
Отправить
Pauline (-> Юлия)
20 марта, 2020 at 10:54
У нас синкапы + одна строчка о том, как провел день, раздражает, но именно сейчас здорово организует
Ведь вечером будет неловко рассказывать, как провалялся весь рабочий день на коврике для йоги)
ответить
Заполните все поля
Отправить
Саша
19 марта, 2020 at 22:36
не хватает ссылки на художницу, которая рисовала картинки (вы же их у неё купили?)
ответить
Заполните все поля
Отправить
Юлия Гребенкина (-> Саша)
20 марта, 2020 at 19:09
подписано
ответить
Заполните все поля
Отправить
Вжух
19 марта, 2020 at 22:54
С ноутов нужно с гарнитурой общаться, ну :)
Я за текст, но не спонтанный, а план колла, заметки во время и резюме от каждой в конце, список дел тот же.
Имхо, только кажется, что голосом и при личном общении всё быстрее, эффективнее, и без мусора.
10+ лет только в онлайне или 70/30 онлайн/оффлайн работаю, и в офисе и дома - всё равно всё решают точки контроля. И адекватный количеству и качеству человек поток задач, конечно, иначе "привет, выгорание"
ответить
Заполните все поля
Отправить
Юлия (-> Вжух)
20 марта, 2020 at 05:09
Не у всех есть гарнитура, а телефон есть у всех)
ответить
Заполните все поля
Отправить
Ека
20 марта, 2020 at 13:07
Я с 2020 полностью на удаленку ушла (до этого 10 лет работала 2 дня офиса, 3 дня дома). И вот эти недомолвки в переписке с незнакомыми лично людьми (да как он посмел ТАК написать) меня первые месяц-два вгоняли в ужас. Причем в личной беседе с тем же человеком все совсем иначе, все спокойно и доброжелательно. Сейчас я стала спокойнее относиться и пропускать то, что мне кажется, "мимо глаз", оставляя только суть.
ответить
Заполните все поля
Отправить
Алия
20 марта, 2020 at 18:43
Мне было особенно интересно читать этот текст – приходилось организовывать творческих людей и работать с удаленными сотрудниками.

Самый важный вывод, на мой взгляд: делайте как удобно вашей команде (а не так, как сказал Герман Греф)
ответить
Заполните все поля
Отправить
Юлия Гребенкина (-> Алия)
20 марта, 2020 at 18:48
А Герман Греф что-то интересное сказал или это просто шутка? -)
ответить
Заполните все поля
Отправить
Алия (-> Юлия Гребенкина)
20 марта, 2020 at 18:54
Это мое личное воспоминание из офисной работы.
Греф в то время говорил про agile, и его пытались внедрить все, даже там, где в этом не было необходимости)
ответить
Заполните все поля
Отправить
Алия (-> Юлия Гребенкина)
20 марта, 2020 at 18:56
У него такой ореол "популяризатора инноваций"
ответить
Заполните все поля
Отправить
Юлия Гребенкина (-> Алия)
20 марта, 2020 at 19:10
Да-да, мне поэтому и стало любопытно, вдруг что-то интересное сказал))
ответить
Заполните все поля
Отправить
Ирина
27 марта, 2020 at 19:36
Попробуйте discord для переговоров. Гораздо удобнее Скайпа, хотя проблемы с подвисанием видео тоже бывают. Но с голосом и большим количеством людей в каналах проблем нет. Геймеры все в нем сидят для связи в командных играх. Он сильно дружелюбнее к пользователю. Можно всяких ботов настроить.
ответить
Заполните все поля
Отправить
Заполните все поля
Отправить
Новые комментарии приходят по электронной почте.
Архив